1、拟定会议计划

①拟定会议主题、地点、规模等，确定主讲人和嘉宾。做出会议经费预算和筹资方案，您应该至少提前八个月开始计划会议的早期阶段，如果会议将有很多参与者或范围很广，则甚至应该更长

• • 主题：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起参会者的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的；
  • 地点：参会者容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，学校交流中心或者市中心临近地铁的酒店会议室（酒店需提前沟通预定）；
  • 主讲人：行业知名专家，有较高学术地位或是有较高的协会职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容。

②确定会议日期、日程

• • 日期：会议日期尽量安排在4/5/6月，或10/11/12月，一方面利于留足时间进行会议宣传，另一方面利于参会者安排出差时间参会。

③会议细节及注意事项

• • 餐饮：根据合规和会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置。注意参会用餐人员的宗教信仰，是否有清真、伊斯兰教、回族、素食主义者等；
  • 住宿：分房单间、VIP单间的预留，标间客户的分配。房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等 ；
  • 接送站：制作接送站表，参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次；
  • 用车：根据到达离开时间及人数安排车型。

④成立会务组，明确会务分工

2、搭建会议官网

①搭建会议官网：会议内容信息填充，搭建会议官网，如无官网及相关技术人员，可直接使用会议平台；

②若会议需要征稿，确定征稿范围、征稿周期、出版源和审稿人。会议官网上发布征稿信息和征稿邀约；

③专家储备：邀请并确定技术委员会、重要嘉宾等。

3、会议推广及通知

①会议宣传，通过多种方式邀请参会人员，告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题、征稿范围及方式等；

②注册及投稿跟进；

③在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议；

④第二轮通知/正式通知及回执（包括会址、交通、报道及接站方式、参会证明、住宿要求、是否大会发言、会议壁报准备等等）。

4、临近会议准备工作

①准备会议资料

• • 会议审稿，录用缴费通知，开具参会及投稿发票。确定参会人员名单；
  • 编辑出版学术文章集（包括投稿学术文章、讲座学术文章等）；
  • 确定开幕式议程、开幕词或致辞稿代拟稿；
  • 编制会议指南（包括会议日程、代表须知等）；
  • 准备会议纪要和通讯录。

②准备会场标识和设备

• • 参会代表证、会议背景幕布、指引标志（会议和就餐）、横幅、海报、会议日程（报到处）、壁报、参会人员签到表、会议指南会议手册等；
  • 会议设备租赁：LED屏、电脑、鼠标、投影设备、直播录播设备。

③布置会场

a.排定会议座次

• • 会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节 ；
  • 参会人数：确认参会区域、VIP嘉宾座位及座签。

b.布置环境

• • 茶歇：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可；
  • 仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒；
  • 桌卡：讲者、大会主席 ；
  • 引导牌：带有箭头的引导牌；
  • 挂旗/横幅：和大会主题相关的 ；
  • 会议工具：资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致） ；
  • 奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品。

c.检查并配置电化设备