如何举办一场学术会议——会中准备事项
2023-02-10 10:00
1、会议报到
①接送站/机
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- 接站/接机：和嘉宾确认车次和航班
- 送站/送机：临近会议结束与嘉宾确认离开时间，车次/航班信息
②现场签到
③发会议材料，安排住宿
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- 房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 ；
- 叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间。
④通知有关事项
2、会场组织
①接待嘉宾引导其到正确的位置上
②会场巡视
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- 保证会议主持人、发言人到位；
- 照相、会场灯光、音响的调控；
- 为演讲者及会场参会人员照相。
③调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助
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- 有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动参会者的积极性、参与性，给与思考时间和解答时间，达到学术交流的目的。
④会议记录
3、会议生活服务
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- 及时定购嘉宾回程票， 分发会议代表通讯录；
- 检查住房设施， 征求膳食意见；
- 主桌安排：可以放置鲜花等做标识
- 代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
- 上菜：注意督促服务员的上菜速度
- 酒水安排：之前和服务员确认好放置的种类和数量；
会后学术交流及参观。
